U bent pas vrij om van onderhoudspartij te wisselen als u vijf dingen zelf in handen heeft: de actuele regelsoftware (programma’s én parameters), alle wachtwoorden en een eigen beheeraccount, licenties op naam van de eigenaar, actuele documentatie en een afspraak over overdracht in het contract.
Bijgewerkt: · Wat een gebouwbeheersysteem is, leest u op Gebouwbeheersysteem.
Waarom dit een risico is voor uw gebouw
“Een vendor lock-in is het verschijnsel dat een organisatie zo afhankelijk wordt van een leverancier dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen.”
“Vendor lock-ins zijn in de praktijk lastig te doorbreken, omdat bij verandering van leverancier de migratiekosten (omschakelkosten) doorgaans onevenredig hoog zijn.”
In een gebouw merkt u dat bijvoorbeeld bij een storing buiten kantoortijd als alleen één partij kan inloggen, bij een verlenging zonder alternatief, of bij een vervangingsadvies dat u niet kunt laten toetsen. Meestal ontstaat afhankelijkheid niet door onwil van de installateur, maar doordat het nooit is vastgelegd.
De vijf dingen die u als eigenaar zelf moet hebben
| Wat | Waarom | Hoe controleren | Wie levert het |
|---|---|---|---|
| Regelsoftware met parameters | Zonder de actuele programma’s én instellingen kan een andere partij niet verder waar de vorige stopte. | Vraag een recente back-up op en controleer de datum. | Uw huidige installateur of onderhoudspartij |
| Wachtwoorden en een eigen beheeraccount | Als alleen de installateur kan inloggen, kan niemand anders storingen oplossen. Zie ook GBS-beveiliging. | Kunt u (of iemand namens u) zelf inloggen op de bediening en de regelaars? | Uw installateur, op uw verzoek |
| Licenties op naam van de eigenaar | Een licentie op naam van een ander bedrijf kan bij een wissel een probleem worden. | Kijk op naam van wie de software- en cloudlicenties staan en of ze overdraagbaar zijn. | Fabrikant of installateur |
| Actuele documentatie | Puntenlijst, regelschema’s en functiebeschrijving vertellen een nieuwe partij wat het systeem doet. Zie GBS-koppelingen. | Klopt de documentatie nog met wat er nu in het gebouw draait? | Installateur, bij elke wijziging bijgewerkt |
| Een overdrachtsafspraak in het contract | Wat niet is vastgelegd, moet u bij het einde van het contract alsnog regelen. | Staat in uw onderhoudscontract wat er bij het einde wordt overgedragen? | U en uw onderhoudspartij samen |
Wat zegt de GACS-regel over merkonafhankelijkheid?
Heeft uw gebouw een GACS-plicht (zie GACS-verplichting 2026), dan moet het systeem volgens het Besluit bouwwerken leefomgeving onder meer in staat zijn:
“communicatie met verbonden technische bouwsystemen en andere apparaten in het gebouw mogelijk te maken, en interoperabel te zijn met technische bouwsystemen van verschillende soorten eigendomstechnologieën, toestellen en fabrikanten”
Wat dit wél zegt: het systeem moet met installaties van verschillende merken kunnen communiceren. Wat het níet zegt: dat u recht heeft op de broncode of dat de installateur alles moet afgeven. Dat regelt u in het contract. Hoe u aantoont dat uw GACS voldoet: GACS-bewijsdossier.
Wat in het contract hoort
- Kennisoverdracht aan het einde van het contract, inclusief een overdrachtsgesprek met de opvolger.
- Een back-up van software en parameters na elke wijziging, aan u geleverd.
- Een eigen beheeraccount voor de eigenaar, en overdracht van alle wachtwoorden bij einde contract.
- Licenties op naam van de eigenaar, of een afspraak over overdracht ervan.
- Documentatie die bij elke wijziging wordt bijgewerkt.
Meer over de inhoud van een onderhoudscontract: GBS-onderhoud en technische contractvorming.
Zelfcheck in 10 minuten
Beantwoord deze vragen met ja of nee. Elk “nee” is iets om vast te leggen.
- Kunt u morgen een andere partij laten inloggen op uw GBS?
- Heeft u een back-up van de regelsoftware met parameters, van na de laatste wijziging?
- Weet u waar die back-up staat, en kunt u erbij zonder de installateur?
- Staan de licenties op naam van uw organisatie?
- Is de puntenlijst bijgewerkt na de laatste aanpassing?
- Heeft u regelschema’s en een functiebeschrijving die kloppen met de praktijk?
- Staat in uw contract wat er bij het einde wordt overgedragen?
- Weet u wat er gebeurt als de fabrikant stopt met ondersteuning van uw systeem?
Zit u nu al vast? Zo pakt u het rustig aan
- Inventariseer wat u al heeft: software, accounts, licenties, documentatie.
- Vraag uw huidige installateur om een actuele back-up en de documentatie. De meeste partijen werken daar gewoon aan mee.
- Leg de afspraken vast bij de eerstvolgende verlenging.
- Twijfelt u over een voorstel of offerte? Laat het onafhankelijk toetsen: second opinion GBS-offerte.
Voor wie
Voor facilitair managers, vastgoedbeheerders, inkopers en directeuren bedrijfsvoering in zorg, onderwijs, kantoren en gemengde gebouwen. Bij een VvE of gemengd gebouw: kijk ook of de GACS-plicht geldt, op GACS bij VvE en gemengd gebouw.
Veelgestelde vragen
Is de regelsoftware van mij?
Dat hangt af van wat er in uw contract en de licentievoorwaarden staat. Dit is geen juridisch advies: vraag het na en leg het vast, liefst vóór de volgende verlenging.
Mag mijn installateur wachtwoorden weigeren?
Daar geven wij geen juridisch oordeel over. Wel praktisch: leg in het contract vast dat u een eigen beheeraccount heeft en dat wachtwoorden bij overdracht worden meegegeven.
Wat als de fabrikant de ondersteuning stopt?
PIANOo: “Als een fabrikant besluit de software uit de handel te nemen, de ondersteuning stop te zetten of zelfs failliet gaat, dan hebben de afnemers een probleem, omdat ze nergens anders terecht kunnen.”
Moet een GACS merkonafhankelijk zijn?
Het Bbl (art. 3.146, onderdeel c) zegt dat het systeem in staat is “communicatie met verbonden technische bouwsystemen en andere apparaten in het gebouw mogelijk te maken, en interoperabel te zijn met technische bouwsystemen van verschillende soorten eigendomstechnologieën, toestellen en fabrikanten”. Dat gaat over communicatie tussen systemen, niet over wie de software bezit.
Hoe vaak moet ik een back-up laten maken?
Een praktische afspraak: na elke wijziging aan de regelsoftware of de parameters, met datum, en bewaard op een plek waar u zelf bij kunt.
Wat kost overstappen naar een andere partij?
Dat hangt af van wat u al in handen heeft. Met software, wachtwoorden, licenties en documentatie op orde is een overstap veel eenvoudiger dan zonder.
Hulp nodig?
Degero, sinds 2008 actief in de regeltechniek, Krommenie. Wij helpen u te inventariseren wat u in handen heeft, samen met uw huidige installateur. Bel 085 36 969 96 of mail info@degero.nl.
Bronnen (opgehaald 24-10-2026)
- wetten.overheid.nl – Besluit bouwwerken leefomgeving, artikel 3.146 (geldend van 24-09-2026 t/m heden)
- PIANOo – Vendor lock-in
Citaten zijn letterlijk overgenomen uit de genoemde bronnen. Geen juridisch advies.